DATASKYDDS- OCH REGISTERBESKRIVNING

Denna dataskydds- och registerbeskrivning förklarar hur Loviisan Wanhat Talot ry, Lovisa Historiska Hus rf. behandlar personuppgifter i samband med medlemskap, evenemang och kontaktformulär på webbplatsen.

Föreningen förbinder sig att skydda personuppgifter i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR).

1. Personuppgiftsansvarig

Loviisan Wanhat Talot ry, Loviisa Historiska Hus rf
Mickosvägen 21   
07900 Lovisa

FO-nummer 2349436-5

e-post: info@loviisanwanhattalot.fi

2. Kontaktperson i dataskyddsärenden

Namn: Eija Temmes
E-post: eija.temmessilvonen@camillab
Tfn. 040 753 846

3. Register

• Medlemsregister
• Anmälningsregister för evenemang
• Uppgifter från kontaktformulär på webbplatsen

4. Ändamål och rättslig grund för behandlingen

Personuppgifter behandlas för följande ändamål:

• Administration av föreningens medlemsregister
• Kommunikation om föreningens verksamhet och evenemang
• Hantering av anmälningar till evenemang och information till deltagare
• Fakturering av evenemangsavgifter
• Svar på kontaktförfrågningar via webbplatsen

Rättsliga grunder för behandlingen enligt GDPR artikel 6.1:

• (b) Avtal – medlemskap, deltagande i evenemang
• (c) Rättslig förpliktelse – t.ex. bokföring
• (a) Samtycke – t.ex. frivilliga kontaktförfrågningar
• (f) Berättigat intresse – t.ex. utveckling av verksamheten

5. Uppgifter som behandlas

Medlemsregister (FloMembers)

• Namn
• E-postadress
• Adressuppgifter
• Telefonnummer
• Medlemsuppgifter (anslutningsdatum, medlemsavgifter)

Evenemangsanmälningar (FloMembers)

• Namn
• E-postadress
• Faktureringsadress vid behov
• Evenemangsspecifika uppgifter (t.ex. specialkost, schemaläggning)

Kontaktformulär på webbplatsen (SureForms)

• Namn
• E-postadress
• Meddelandets innehåll

6. Källor till uppgifterna

• Medlemsansökningar via FloMembers-formulär
• Anmälningar till evenemang via FloMembers
• Kontaktformulär på webbplatsen (SureForms)
• Information som lämnas direkt av personen via e-post eller andra kanaler

7. Lagring av uppgifter

Personuppgifter lagras endast så länge det är nödvändigt för syftet och i enlighet med gällande lagstiftning, såsom bokföringsregler.

• Medlemsuppgifter: lagras under medlemskapet och vid behov enligt lag även därefter
• Evenemangsuppgifter: lagras så länge som behövs för att hantera evenemanget och faktureringen
• Kontaktformulär: raderas inom rimlig tid efter att ärendet har behandlats

8. Behandling och skydd av uppgifter

FloMembers

Uppgifterna lagras i en elektronisk registertjänst (FloMembers-jäsenrekisteri / palveluntarjoaja Flo Apps Oy). Systemet uppfyller kraven i EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR). Det övervakas dygnet runt. Datasäkerheten för medlemsuppgifterna har säkerställts bland annat på följande sätt:

1. Nätvärkstrafiken äs SLL-skyddad.
2. Lösenorden lagras krypterade i systemet.
3. Kritiska operationer sparas i systemloggarna.

Webbplats och SureForms

Kontaktformuläret på webbplatsen (SureForms) sparar inte uppgifter permanent i WordPress-databasen utan skickar dem direkt till föreningens e-postadress.

Uppgifterna används enbart för att svara på kontaktförfrågningar.

9. Överföring och utlämning av uppgifter

Personuppgifter lämnas inte ut till utomstående utan samtycke, om inte lagen kräver det.

Uppgifter överförs inte utanför EU eller EES.

10. Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att:

• få tillgång till sina uppgifter
• begära rättelse eller radering av uppgifter
• invända mot behandling baserat på berättigat intresse
• återkalla samtycke
• lämna in klagomål till dataskyddsmyndigheten om hen anser att behandlingen strider mot lagen

Förfrågningar skickas via e-post till: info@loviisanwanhattalot.fi.

11. Cookies och spårning på webbplatsen

Föreningens webbplats (www.loviisanwanhattalot.fi och www.lwt.fi) använder inte marknadsföringscookies eller tredjepartsspårning (t.ex. Google Analytics) utan samtycke.

Endast tekniskt nödvändiga cookies används för att säkerställa webbplatsens funktionalitet.

12. Automatiserat beslutsfattande

Föreningen använder inte automatiserat beslutsfattande eller profilering i sin behandling av personuppgifter.