Tässä tietosuoja- ja rekisteriselosteessa kerrotaan, miten yhdistys Loviisan Wanhat Talot ry, Lovisa Historiska Hus rf. käsittelee henkilötietoja jäsenrekisterin, tapahtumien ja verkkosivujen yhteydenottojen yhteydessä.
Yhdistys sitoutuu suojelemaan henkilötietoja ja noudattamaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR).
1. Rekisterinpitäjä
Loviisan Wanhat Talot ry, Lovisa Historiska Hus rf
Mikkolantie 21
07900 Loviisa
Y-tunnus 2349436-5
sähköposti: info@loviisanwanhattalot.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Eija Temmes-Silvonen
Sähköpostiosoite: eija.temmessilvonen@gmail.com
Puhelinnumero: 040 753 846
3. Rekisterien nimet
- Jäsenrekisteri
- Tapahtumailmoittautumisten rekisteri
- Yhteydenottolomakkeiden yhteydessä syntyvät tiedot
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
- Yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpito
- Yhdistyksen toiminnasta ja tapahtumista tiedottaminen
- Tapahtumailmoittautumisten hallinta ja osallistujaviestintä
- Tapahtumien laskutus
- Verkkosivun kautta tulleisiin yhteydenottoihin vastaaminen
Tietojen käsittelyn oikeusperusteet:
- GDPR 6 artikla 1. kohta (b) Sopimus – jäsenyys, osallistuminen tapahtumaan
- GDPR 6 artikla 1. kohta (c) Lakisääteinen velvoite – esim. kirjanpito
- GDPR 6 artikla 1. kohta (a) Suostumus – esim. vapaaehtoiset yhteydenotot
- GDPR 6 artikla 1. kohta (f) Oikeutettu etu – esim. toiminnan kehittäminen
5. Rekisterin tietosisältö
Jäsenrekisteri (FloMembers):
- Nimi
- Sähköpostiosoite
- Osoitetiedot
- Puhelinnumero
- Jäsenyystiedot (liittymispäivä, jäsenmaksut)
Tapahtumailmoittautumiset (FloMembers):
- Nimi
- Sähköpostiosoite
- Mahdollinen laskutusosoite
- Tapahtumakohtaiset lisätiedot (esim. ruokavaliot, aikataulutoiveet)
Verkkosivujen yhteydenottolomake (SureForms)
- Nimi
- Sähköpostiosoite
- Viestin sisältö
6. Säännönmukaiset tietolähteet
- Jäsenhakemukset FloMembers-lomakkeen kautta
- Tapahtumailmoittautumiset FloMembersin kautta
- Yhteydenotot verkkosivun SureForms-lomakkeen kautta
- Sähköpostitse tai muilla suorin keinoin annettu tieto
7. Tietojen säilytys ja hävittäminen
Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoituksen kannalta ja noudattaen lakisääteisiä velvoitteita, kuten kirjanpitosäännöksiä.
- Jäsentiedot: säilytetään jäsenyyden ajan ja tarvittaessa lain edellyttämän ajan sen jälkeen
- Tapahtumatiedot: säilytetään tapahtuman järjestämisen ja laskutuksen ajan
- Yhteydenottolomakkeet: poistetaan kohtuullisen ajan kuluttua käsittelystä
8. Tietojen käsittely ja suojaaminen
FloMembers
Tietoja säilytetään sähköisessä rekisteripalvelussa (FloMembers-jäsenrekisteri / palveluntarjoaja Flo Apps Oy). Järjestelmä täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. Sitä monitoroidaan ympäri vuorokauden. Jäsentietojen tietoturvasta on huolehdittu muun muassa seuraavasti:
- Verkkoliikenne on SSL-suojattu.
- Salasanat säilytetään järjestelmässä kryptattuina.
- Kriittiset operaatiot tallennetaan järjestelmälogeihin.
Verkkosivusto ja SureForms
Verkkosivustolla käytettävä yhteydenottolomake (SureForms) ei tallenna tietoja pysyvästi tietokantaan, vaan lähettää ne yhdistyksen sähköpostiosoitteeseen.
Tietoja ei säilytetä palvelimella, eikä niitä käytetä muihin tarkoituksiin kuin yhteydenoton käsittelyyn.
9. Tietojen luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman asianmukaista suostumusta, ellei laki velvoita siihen.
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
- saada pääsy itseään koskeviin tietoihin
- pyytää tietojen oikaisemista tai poistamista
- vastustaa käsittelyä oikeutetun edun perusteella
- peruuttaa suostumuksensa
- tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, jos hän katsoo tietojensa käsittelyä lainvastaiseksi
Tietopyynnöt voi osoittaa sähköpostitse osoitteeseen: info@loviisanwanhattalot.fi
11. Verkkosivujen evästeet ja seuranta
Yhdistyksen verkkosivuilla (www.loviisanwanhattalot.fi ja www.lwt.fi) ei käytetä markkinointievästeitä tai kolmannen osapuolen seurantaa (esim. Google Analytics) ilman suostumusta.
Mahdolliset teknisesti välttämättömät evästeet ovat käytössä sivuston toimivuuden takaamiseksi.
12. Automaattinen päätöksenteko
Yhdistys ei käytä henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.